各部门、各单位：

为切实做好2026年度档案材料归档移交工作，确保学校在教学、科研、管理等各项工作中形成的档案及时、完整归档，根据《关于印发<宿迁学院档案管理办法（修订）>及相关制度的通知》（宿院〔2021〕127号）文件规定，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

学校各部门、各单位在2025年度工作活动中形成的，具有保存价值的文件、图表、音像、照片、实物等各类材料。具体归档材料的范围，按照《宿迁学院文件材料归档范围、保管期限、分类表（修订）》的要求执行，文件可从档案馆网页（http://archives.squ.edu.cn/）“档案法规——校内规章”下载。

因学校内部机构调整，各部门、各单位在归档过程中如遇未列入归档范围但有保存价值的档案材料，请与档案馆联系归档事宜。

二、归档要求

1.各部门、各单位要认真对照归档范围，并结合本部门工作实际，做到应归尽归，确保归档文件材料齐全、完整、真实、有效。

2.归档的纸质文件应确保签章齐备、打印用纸规范（70克以上）、书写字迹工整、绘制图样清晰。

3.各部门、各单位应加大照片、音像、实物等特殊载体档案的收集力度，特别是受省级以上表彰的材料和实物，要作为收集的重点，确保具有重要价值的特殊载体档案及时归档。

4.对于2025年度形成的校内各类红头文件以及其他有保存价值的文件的电子稿，按照“实体、电子一致原则”，以“同一档号”为电子文件的文件名，与实体材料一并归档。

5.各部门、各单位积存的历年未及时归档的文件材料，应积极补齐归档。

三、归档流程

档案馆下发年度归档工作通知，发布归档移交时间安排表→归档部门收集整理应归档的文件材料，并将档案信息录入档案管理系统，上传电子文件附件→档案馆审核归档部门预备归档的文件材料→审核通过，档案馆接收档案，双方履行签字移交手续（如审核不通过，则退回部门重新整理）。

四、归档时间

各部门、各单位归档的文件材料经档案馆初查后方可移交，经交接双方逐一核对无误后办理归档交接手续，履行归档手续时间为档案馆初查后的10天之内。如有疑问，请咨询档案馆归档工作联系人：张丽萍，办公地点：求索楼五楼，电话：84202882。

以上通知，请认真贯彻执行。

附件:2026年度档案材料归档整理初查时间安排表

                             党委办公室、校长办公室 

2026年2月27日